Conditions de réservation

Le présent document décrit les modalités de COOPÉRATION entre NatureSoul Adventures – Outdoors Training IKE(« la Société ») et (« le Client ») :

1. Confirmation du voyage

Aucune pré–réservation ou pré–organisation n’est effectuée tant que la Société n’a pas envoyé au Client la description finale du voyage spécifique, aux dates convenues, indiquant le prix définitif ainsi que les services inclus (voir Annexe A).

Pour garantir la réservation, la Société exige du Client :

• le présent Formulaire de Réservation dûment complété et signé,

• ainsi que la preuve de paiement :
  – paiement intégral pour les activités d’une journée,
  – acompte de 30 % du coût total pour les circuits de plusieurs jours.

Le solde de 70 % doit être réglé un mois avant le premier jour du voyage.

La Société enverra au Client un e-mail de « confirmation du voyage » après réception du document signé et de l’acompte, puis un e-mail de « réception du paiement complet » après réception du solde.
Au plus tard une semaine avant le début du voyage, la Société enverra un « Bon / Voucher » contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation du voyage.

2. Réservations – acomptes – annulations

Pour qu’une réservation soit valable, le formulaire de participation correspondant doit être signé et accompagné d’un acompte ou du paiement intégral.
Le paiement de l’acompte ou du montant total – par virement bancaire sur le compte de la Société, par carte bancaire ou en espèces – implique automatiquement que le participant a pris connaissance du programme et accepte les conditions générales de participation.

En cas d’annulation :

A) Activités journalières :

• plus de 16 jours avant l’activité : remboursement intégral

• 6 à 15 jours avant : la Société retient 15 % du montant payé

• 3 à 5 jours avant : remboursement de 50 % du montant payé

• 0 à 2 jours avant : la Société retient la totalité du montant payé

Pour les groupes importants, des conditions particulières peuvent s’appliquer et seront clairement indiquées dans le contrat.

B) Excursions de plusieurs jours :

• Annulation jusqu’à 45 jours avant : remboursement du montant payé, moins 50 % de l’acompte, afin de couvrir les frais d’hôtels ou de services annulés.

• Annulation 45–30 jours avant : la Société retient 100 % de l’acompte.

• Annulation 29–15 jours avant : la Société retient 30 % du montant payé.

• Annulation 14–7 jours avant : la Société retient 50 % du montant payé.

• Annulation 6–0 jours avant : la Société retient la totalité du montant payé.

En cas de non-présentation du Client, la Société se réserve le droit de conserver la totalité du montant payé.

Certaines réservations de transport (généralement billets d’avion ou de ferry) peuvent entraîner des frais d’annulation allant jusqu’à 100 %, quelle que soit la date d’annulation. Ces frais seront répercutés au Client.

C) Programmes d’été pour enfants (Camps)

• Remboursement jusqu’à 30 jours avant le début du programme

• Annulation 29–20 jours avant : retenue de 30 % du montant total

• Annulation 19–15 jours avant : retenue de 50 %

• Annulation 14–0 jours avant : retenue du montant total

• Non-présentation : retenue du montant total

Note : Si un enfant quitte le programme pour des raisons personnelles, aucun remboursement total ou partiel n’est accordé.

3. Pendant le voyage

Le Client accepte l’autorité et les décisions des employés, chefs de groupe et agents de la Société.
Si, de l’avis de ces personnes, la santé ou le comportement d’un participant met en danger la sécurité ou le bon déroulement du programme, celui-ci peut être exclu sans remboursement ni compensation.

En cas de problème médical, la Société peut prendre les mesures nécessaires et en réclamer le remboursement au participant.

Tout acte illégal entraîne l’exclusion immédiate du participant, la Société déclinant toute responsabilité ultérieure.

Modification de l’itinéraire

L’itinéraire peut être modifié pour des raisons de sécurité à la discrétion du chef de groupe.
En cas d’utilisation de ferries, les horaires peuvent être modifiés en raison des conditions météorologiques ou de décisions des compagnies maritimes.

4. Modifications du programme par la Société

La Société se réserve le droit de modifier ou d’annuler le voyage si nécessaire, pour cause :

• de conditions météorologiques,

• de raisons de sécurité,

• de niveau physique insuffisant,

• de faible participation,

• ou de tout événement indépendant de sa volonté (force majeure : catastrophes naturelles, grèves, etc.).

Le Client paiera sur place tout surcoût nécessaire résultant de la création d’un itinéraire alternatif.

5. Modifications par le Client

Toute modification soudaine ou injustifiée (date, destination, nombre de participants, etc.) est considérée comme une annulation et suit les conditions du paragraphe 2.

6. Dépenses supplémentaires

Toutes les dépenses additionnelles demandées par le Client (excursions supplémentaires, transferts, nuits supplémentaires, etc.) doivent être payées sur place par celui-ci.

7. Réservations de dernière minute

Pour une réservation de dernière minute, la Société confirmera la disponibilité et demandera au Client de régler les dépenses supplémentaires liées aux nouveaux participants avant le début du voyage (sur facture distincte si la facture initiale a déjà été réglée).

8. Réclamations – Politique de remboursement

Toute demande de remboursement doit être formulée par écrit, au plus tard 10 jours ouvrables après la fin du voyage.

La Société examinera la demande et répondra dans un délai de 10 jours ouvrables.

Aucun remboursement ne sera effectué si la procédure n’est pas respectée.
Aucun remboursement ne sera accordé pour les services non utilisés.

9. Responsabilités – Clause de non-responsabilité

Les excursions et activités (principalement en plein air) conviennent au grand public.
Un niveau de forme physique de base est requis (sauf indication contraire). Le Client reconnaît que, malgré toutes les mesures de sécurité, il existe un risque inhérent de blessure ou de décès lié aux activités de plein air.

La responsabilité de la Société se limite à fournir l’équipement nécessaire, des guides expérimentés et les itinéraires les plus sûrs.

Il est recommandé que les participants souscrivent une assurance accident personnelle, incluant frais médicaux, rapatriement, hélicoptère de secours et ambulance aérienne.

10. Modifications et résiliation de l’Accord Privé

Le présent Accord constitue l’intégralité de l’accord entre les parties et remplace tout accord préalable.
Aucune modification n’est valable si elle n’est pas faite par écrit et signée par les deux parties (ou confirmée par échange d’e-mails ou fax).

11. Photographie et vidéo

Pendant le programme, les participants peuvent être photographiés ou filmés.
Tout le matériel peut être utilisé par NatureSoul Adventures pour des activités promotionnelles (brochures, site web, publicités, etc.).

Si vous ne souhaitez pas apparaître dans ces supports, vous devez nous envoyer une déclaration écrite.

Conforme à la Directive (UE) 2015/2302, basée sur le Décret Présidentiel 7/2018.